Uživatelská dokumentace

  1. Domů
  2. Uživatelská dokumentace
  3. Evidence fakturace
  4. Jak odesílat faktury na e-mail odběratele?

Jak odesílat faktury na e-mail odběratele?

Vystavený doklad můžete odeslat na e-mail zákazníka. V tomto návodu si ukážeme jak provést odeslání faktury vystavené po jedné, a také hromadně.

Nejdříve je vhodné nastavit server pro odesílání pošty, tzv. SMTP server. Toto nastavení provedete v administraci na záložce globální nastavení (více o nastavení a jeho úrovních na této stránce). Po otevření přejděte na sekci Server pro odesílání pošty. Pokud si nejste jistí, co zde nastavit, vyhledejte nápovědu u svého poskytovatele e-mailové schránky (například seznam, gmail aj.).

Poté přejděte na seznam vystavených faktur a označte fakturu, kterou chcete odeslat. Stiskněte tlačítko Odeslat na e-mail a poté zvolte Faktura (můžete odeslat i upomínku). Jelikož jste měli vybránu jednu fakturu, otevře se obrazovka pro psaní e-mailové zprávy. Pole příjemce je přednastaveno, pokud má odběratel v adresáři nastaven e-mail. Pole Předmět a Obsah můžete předvyplnit přes tlačítka Vybrat, kdy se Vám otevře seznam textů pro e-maily. Tyto pole lze také přednastavit výchozím textem v nastavení aplikace.  Můžete s dokladem poslat i libovolnou přílohu (celková velikost všech příloh nesmí překročit limit 5 MB). Do těla nebo předmětu můžete vložit určité značky, které se při odesílání nahradí skutečnými hodnotami z dokladu. Zatím jsou podporovány tyto značky:

  • Číslo doklad: vložte %cislo%
  • Částka dokladu: vložte %castka%

Poté jen stiskněte tlačítko pro odeslání zprávy.

Hromadné odeslání

Doklady můžete také odeslat hromadně. Na dokladu musí být ale zákazník z adresáře, který má nastaven e-mail, dále musíte v nastavení nastavit výchozí předmět, obsah a tiskovou sestavu dokladu.

Jakmile máte vše nastaveno, stiskněte na seznamu faktur tlačítko Hromadné operace, označte požadované faktury a poté stiskněte tlačítko Odeslat na e-mail Faktura.

Dojde k odeslání dokladů na e-mail zákazníků. Pokud odeslání některého dokladu selže, budete o tom informováni.

Pomohl Vám tento článek? Ano Ne